Aïda

Présentation

Qu’est-ce qu’Aïda ?

Aïda est un logiciel de gestion des droits d’auteurs spécifiquement dédié à l’édition littéraire. Il a été initialement conçu à la demande des Presses de Sciences-Po en 1999 et amélioré depuis. C’est aujourd’hui un outil efficace qui répond à la majorité des
demandes des professionnels du secteur tout en restant simple d’utilisation.

Aïda gère notamment les auteurs résidant à l’étranger ou décédés (calcul des retenus à la source, absence de charges sociales),
les mouvements spéciaux comme le pilonnage, les exemplaires « auteur », les exemplaires donnés au service de presse, les réimpressions, la répartition des droits en provenance du CFC (Centre Français d’exploitation du droit de Copie) et de la SOFIA et, bien sûr, les droits numériques.

Configuration requise

Aïda fonctionne sur PC avec toutes les versions de Microsoft Windows, que ce soit sur un poste individuel ou en réseau.

Versions, services, prix

Prix

Aïda est disponible pour un prix unique de € 3 000,00 H.T. sans limite de nombre d’utilisateurs, en monoposte ou en réseau.

Support technique

L’acquisition d’Aïda donne droit à :

  • Un an de support technique : questions par email et par téléphone,
  • Accès au site web permettant de télécharger les nouvelles versions.

Ce support technique peut être renouvelé chaque année moyennant la somme de € 480,00.

Formations

Nous dispensons des formations à l’utilisation d’Aïda. Chaque journée est facturée € 600,00 H.T.

Philosophie de développement

Aïda est développé selon une logique coopérative : les évolutions financées par un éditeur sont mises à disposition des autres
acquéreurs d’Aïda.

Aïda en détail

Généralités

  • Multisociétés et multiples bases de données,
  • Pas de limite de nombre de fiches,
  • Tous les états peuvent être enregistrés au format Acrobat™ PDF,
  • Utilisation monoposte ou réseau (y compris à travers Internet, tunnels chiffrés, VPN, etc.)
  • Utilise toute imprimante reconnue par Windows™,
  • Fonctionne sous Windows (toutes versions). Pour Apple et Linux, fonctionne sous VirtualBox
  • Base de données client/serveur PostgreSQL garantissant la sécurité et la cohérence des données, même en cas de coupure de courant.
  • Interface simple et conviviale

Base de données

Auteurs

Ajout, modification, suppression, recherche des données spécifiques à chaque auteur. Ces fiches comprennent, outre les coordonnées civiles et bancaires, les informations permettant le calcul des droits d’auteurs : lieu de résidence, société ou particulier, succession, etc.

La liste des paiements qui ont été effectués à l’auteur au fil des années peut également être interrogée en temps réel.

Ouvrages

Ajout, modification, suppression, recherche des fiches ouvrages. Là encore, le système intègre les données qui permettront les calculs liés aux droits d’auteurs : titre, collection, tirage, prix, exemplaires vendus, etc.

Liens Auteurs – Ouvrages

Ce fichier regroupe les informations spécifiques au contrat liant l’auteur à l’éditeur pour un ouvrage donné (nom de l’auteur, taux de droits, paliers, à-valoirs, etc.). Ces données sont accessibles depuis la fiche ouvrage. Chaque ouvrage admet autant d’auteurs que souhaité.

Mouvements

Ce fichier centralise les informations relatives aux mouvements de stock (ventes, pilons, à-valoir, etc.)

Fonctionnalités

Relevé de droits d’auteurs

A partir des informations renseignées, Aïda est en mesure de calculer le montant des droits à verser à un auteur, soit en cours d’année pour les versements ponctuels (à-valoir, traduction) soit en fin d’année pour le traitement des ventes.

Le relevé de droits d’auteurs indique clairement pour chaque ouvrage auquel a participé l’auteur :

  • Le nombre d’exemplaires vendus, pilonnés, mis à la disposition du service de presse ou donnés à l’auteur.
  • Le nombre d’exemplaires retenus en prévision des retours éventuels (le taux est spécifié pour chaque ouvrage individuellement).
  • Le nombre d’exemplaires provisionnés l’année précédente et réintégrés l’année en cours.
  • Le stock au 31 décembre.
  • Les étapes du calcul des charges sociales, le montant à déclarer à l’administration fiscale et, bien entendu, le montant à régler à l’auteur.

États divers

Aïda peut également produire automatiquement et à tout moment les états suivants :

  • État AGESSA des droits versés chaque trimestre (au format Excel reconnu directement par l’AGESSA),
  • État des déclarations de TVA à effectuer en fonction des réglements intervenus dans la période interrogée (à-valoirs,
    droits d’auteurs)
  • État DAS2 des montants à déclarer pour chaque auteur,
  • État synthétique des relevés de droits (pour contrôle rapide ou archivage),
  • État des retenues à la source pour les auteurs résidant à l’étranger,
  • État récapitulatif des montants bruts par collection,
  • Courrier à destination des auteurs les informant des réserves pour retour pratiquées dans l’année,
  • Courrier à destination des auteurs indiquant le montant des droits à déclarer à l’administration fiscale.
  • État récapitulatif des auteurs : liste des ouvrages auquel l’auteur a participé avec indication des à-valoirs restant.
  • État récapitulatif des ouvrages : indication pour chaque ouvrage des quantités vendues et des provisions pour retour

Fichier des virements

Aïda peut enfin créer un fichier au format SEPA contenant les virements à effectuer auprès des auteurs ; Toutes les banques peuvent utiliser ce fichier directement.

Envoi des décomptes de redevances par email

Aïda peut envoyer directement les décomptes au format PDF aux auteurs dont l’adresse email a été renseignée.